中小企業の在庫管理における現状とよくある課題

Excel管理の限界と属人化リスク

多くの中小企業が在庫管理にExcelを活用していますが、その運用には明確な限界があります。 Excelは柔軟性こそ高いものの、一般的なローカル運用では「複数人が同時に作業する」「データをリアルタイム更新する」といった在庫管理に必要な要件を満たしづらい傾向があります。 ただし、Microsoft 365などのクラウド版Excelを利用すれば一部リアルタイム共同編集は可能です。

特に次の問題が顕著に現れます。

• 行数・列数の膨張による操作性の低下
  SKUが増えるほど管理シートは肥大化し、表示や検索に時間がかかるようになります。フィルタや並び替えを繰り返すだけでも作業負荷が増大します。
• 複雑な関数に依存する仕組み
  SUMIFやVLOOKUP、INDEX/MATCHなどを組み合わせると属人化が進行し、「なぜこの数式で計算できているのか」が担当者以外理解できなくなります。
• 同時編集ができず、最新状態がわからない
  ローカルフォルダや共有サーバー上で複数人が同じExcelファイルを開く場合、上書き競合や古いファイルの編集などの問題が発生します。Microsoft 365などのクラウド環境では共同編集が可能ですが、在庫管理のように常に正確な数量を扱う運用では整合性保持が難しいケースもあります。
• 履歴が残らず、誰が何を変更したかわからない
  在庫データは頻繁に変動するため、ローカルファイルでのExcelでは変更履歴を正確に追うことが難しく、不正やミスの発生源を特定しづらいのが実情です。クラウド保存時にはバージョン履歴を確認できますが、業務運用としては限界があります。

これらの問題は、担当者が退職・異動するなどのタイミングで一気に表面化します。引き継ぎ資料が不十分な状態で管理を続けると、計算式が壊れる、マスタが崩れるなどのトラブルが頻発し、「原因不明の在庫差異」が発生します。

Excel（ローカル保存・共有サーバー運用）では、膨大な操作履歴を扱えず、正確性・即時性・信頼性が求められる在庫管理との相性が良いとは言えません。 特にローカル運用では、ファイル破損や上書きなどヒューマンエラーの影響も受けやすくなります。

※共同編集はファイルをOneDrive/SharePointに保存し、対応バージョンのExcelを使用する必要があります。マクロや古いExcel形式（.xls）など一部機能は共同編集の対象外となるため、事前に運用ルールを定めることを推奨します。

在庫過多・欠品が発生する原因

在庫管理における最も大きな問題は「過多」と「欠品」が同時に起きることです。本来、在庫過多と欠品は対極にあるように見えますが、Excel管理や属人化が進んだ現場では双方が同時に起こりやすくなります。

●在庫過多の主な原因

• 過去の発注ミスの経験から“念のため”多めに発注してしまう
• 販売予測が曖昧で、需要変動に対応できていない
• 担当者が変わるたびに判断基準がリセットされる
• SKU追加時の統廃合が行われず、似た商品が重複管理される

在庫過多は「資金の眠り」を生み、倉庫コスト・棚卸負担・廃棄リスクなど多くの損失を招きます。

●欠品の主な原因

• 現場の入出庫反映が遅れ、帳簿上の在庫と実在庫が乖離
• 安全在庫・発注点の基準が曖昧で判断が属人化
• 販売データとの連携不足により需要に追随できない
• システム化されていないため、発注漏れが発生

欠品は直接的な売上損失に加え、顧客からの信頼低下にもつながります。

重要なのは、こうした問題の多くが「仕組み不在」によって生じている点です。Excel管理は自由度が高い反面、管理基準を自然と曖昧にし、判断が感覚的になってしまいます。

情報共有不足による現場混乱

在庫情報が共有されていないことは、中小企業における業務非効率の大きな原因です。

• 営業と倉庫の認識がずれる
  営業は「在庫あり」と判断して受注したものの、実際には倉庫に在庫がない。結果、納期遅延やキャンセルが発生します。
• 部門ごとに独自シートを保有している
  営業部・生産部・調達部がそれぞれ異なるExcelを持ち、最終的に数字が合わなくなるケースは珍しくありません。
• 業務の重複・伝達の遅延が発生
  在庫の確認のためだけに電話やチャットで連絡を取り合う必要があり、生産性が著しく低下します。

このような情報の分断は、業務のスピードを落とすだけでなく、顧客対応の質にも影響します。特にECを展開している企業では「在庫の更新遅れ」がクレームにつながりやすいため、リアルタイム性の欠如は深刻です。

在庫管理を改善するための基本ステップ

現状の在庫フローを可視化する

改善の第一歩は「現状可視化」です。改善プロジェクトでは、いきなりシステム導入や施策に飛びつくのではなく、まず現状の在庫フロー・入出庫手順・管理ルールを整理することが極めて重要です。

• 商品が入庫してから出荷されるまでの動線
• 誰がどのタイミングでデータを入力しているのか
• 実在庫と帳簿在庫がズレているポイント
• ミスやトラブルが多発している工程

これらを可視化することで、問題の原因が浮き彫りになります。

特に、製造業などプロセスが分業化している現場では、VSM（バリューストリームマッピング）やフローチャートを用いた可視化が改善ポイントを整理する際に非常に有効です。 業種や規模に応じて、適切な可視化手法を選ぶことが重要です。

ムダ在庫の洗い出しとデータ整理

在庫改善の核心は「ムダの削減」です。次の観点で在庫を棚卸すると改善余地がすぐに見えてきます。

• 滞留在庫：6ヶ月以上動いていない商品
• 不良在庫：破損・規格外・販売不能の在庫
• 過剰在庫：需要予測を誤って積み上がった商品
• 類似品の重複：SKUが増えすぎて管理不能になるケース

特にSKU整理は中小企業でよく後回しにされますが、SKUが多いほど管理負荷やミス発生率は飛躍的に高まるため、早い段階で整理することが重要です。

型番マスタの統一が重要

同じ商品でも「A-001」「A001」「a001」などの表記ゆれがあると、Excelでは別商品として扱われ、誤発注や誤在庫の原因になります。マスタの統一は在庫管理の品質を左右する重要な工程です。

在庫基準（発注点・最適在庫量）の設定

改善の最終段階は「在庫基準の数値化」です。在庫管理は感覚ではなくデータで判断する必要があります。

一般的な基準は次のとおりです。

• 安全在庫：需要変動に備える最低限の在庫
• 発注点：この数量を下回ると発注すべきライン
• 最適在庫量：過剰・欠品を最小化するバランス値

これらを設定する際は、以下の要素を考慮します。

• 過去の販売実績（季節変動の有無）
• 調達リードタイム（仕入先ごとに異なる）
• 発注ロット（最小発注単位）
• 廃棄リスク・保管コスト

基準値を明文化し、全社員が参照できる場所に共有することで属人化が解消され、判断の質が安定します。

中小企業が選ぶべき在庫管理方法の種類

Excel管理・簡易ツールのメリット・デメリット

Excelは導入コストが低く、少数SKUの企業では一定の有効性があります。しかし、次のような課題がつきまといます。

• データのリアルタイム性が担保できない
• 同時編集ができず、整合性が崩れる
• 履歴管理ができないため、誤操作に弱い
• 担当者依存の管理になりやすい

特に、売上増加・SKU増加・倉庫拡大が進むとExcelでは対応しきれません。

在庫管理システム導入の必要性

在庫管理システム導入は、中小企業の業務改善施策の中でも効果が大きい代表的な取り組みの一つとされています。

導入によるメリットは非常に多くあります。

• リアルタイム在庫の可視化
  
• 入出庫の自動記録
  
• バーコード・スキャナとの連携
  
• 発注点アラートによる発注漏れ防止
  
• 棚卸の時間短縮と精度向上
  
• 多拠点在庫の一元管理

Excel管理では実現できない実務機能が揃っており、属人化の解消・業務効率化・利益率改善に直結します。

多拠点・多品種に強い管理方法

特に倉庫や店舗が複数ある企業では、クラウド型の在庫管理システムを導入することで、在庫情報をリアルタイムに共有しやすくなります。

セキュリティ要件やネットワーク制約が厳しい企業では、オンプレミス型やクラウドと連携するハイブリッド型を選択するケースもあります。

• どの拠点にどれだけ在庫があるかリアルタイムで把握できる
• 無駄な横持ち（拠点間移動）を減らせる
• 店舗間で在庫の偏りを調整できる
• EC・店舗・倉庫が同じ情報を共有できる

バーコードやRFIDを組み合わせることで、入出庫の作業スピードが大きく上がり、ミスも激減します。ただしRFIDは投資コストや対象品目の特性で効果が大きく変わります。導入判断はコスト対効果の検討が必要です。

在庫管理を仕組み化するポイント

リアルタイム更新の仕組みづくり

仕組み化の中核は「リアルタイム更新」です。入庫・出庫・棚卸などの動きが即時反映されることで、帳簿との差異がほぼゼロに近づきます。

• スキャナでバーコードを読み取るだけで反映
• ECと連携し、受注と同時に引当処理
• 納品書・伝票を自動で取り込みデータ化

リアルタイム更新が実現すると、営業活動・仕入判断・経営判断の精度も大幅に高まります。

棚卸作業の標準化と効率化

棚卸は多くの企業で「年に1度の大仕事」となっていますが、仕組み化を行えばその負担は大幅に軽くなります。

効率化の方法には以下があります。

• バーコード棚卸の導入
  
• 循環棚卸の採用（月次で部分棚卸）
  
• 棚番（ロケーション管理）の整備
  
• 不一致データの分析を自動化

棚卸の精度が高まると、帳簿在庫の品質が安定し、経営指標としても信頼できるものになります。

担当者教育と業務ルールの整備

在庫管理の仕組みを根付かせるには、担当者の教育とルール化が不可欠です。

教育項目には次があります。

• 入出庫作業の標準手順
• 返品・不良品処理の明確なルール
• 在庫基準（安全在庫・発注点など）の理解
• システム操作のトレーニング

業務ルールを整備することで、誰が担当しても同じ品質で運用でき、属人化が解消されます。

中小企業における成功事例と失敗しない導入ポイント

小規模企業の成功パターン

小規模企業の場合、「いきなり完全自動化」ではなく、スモールスタートが成功のポイントです。

成功パターンには以下があります。

• まずはバーコード導入から始める
• 棚卸時間の大幅な短縮が見込める
• 発注点アラートの導入で欠品率が大幅改善
• 在庫差異が減り、無駄な発注がなくなる

小さな改善でも、現場へのインパクトは非常に大きく、結果として利益率改善につながります。

製造業・小売業での改善事例

●製造業の改善事例

材料・仕掛品・製品など管理対象が多段階に渡るため、Excelでは管理が破綻しがちです。システム導入により次の成果が得られた企業もあります。

• 工程間の在庫可視化により材料不足がゼロに
• 原価計算の精度向上
• 仕掛品の滞留が減り、生産効率が改善

●小売業の改善事例

多店舗・多倉庫がある企業は、リアルタイム連携の効果が大きく出ます。

• 店舗と倉庫の在庫が自動同期
• 需要予測と自動発注で担当者の負担減
• 在庫偏りを解消し、配送コスト削減に成功

どちらの業種でも共通するのは、「在庫の可視化が改善の第一歩」という点です。

失敗企業が陥る落とし穴

在庫管理の改善に失敗する企業には共通点があります。

• 目的が曖昧で、システム導入がゴールになっている
• 現場の業務フローを整理せずに導入する
• 過剰な機能を求め、高額かつ複雑なシステムを選定
• 標準ルールを整備しないため、運用が定着しない

特に多いのは、「現場が使いこなせない」という理由による定着失敗です。どれだけ高性能なシステムを導入しても、現場の負担が増える設計では浸透しません。

中小企業の在庫管理改善は「小さく始めて、仕組み化につなげる」が最短ルート

在庫管理は、中小企業の収益や業務効率に大きく影響する重要な基盤です。Excel管理の限界や属人化、情報共有不足といった課題は、多くの企業で共通して見られる問題でもあります。
そのため、まずは現状の可視化から始め、ムダ在庫の整理、在庫基準の明確化、適切な管理方法の選定といったステップを積み重ねていくことが、改善への確実な近道になります。

一度にすべてを変えようとするのではなく、現場に馴染む改善から少しずつ取り入れることで、管理精度は着実に向上します。段階的な取り組みが、結果として在庫の最適化や業務負荷の軽減につながり、企業全体のパフォーマンス向上にも結びついていきます。